- Začněte zdvořile a uvítáním: Pozdravte adresáta stížnosti zdvořilým a respektujícím způsobem. Použijte například „Dobrý den“ nebo „S pozdravem“.
- Uveďte relevantní informace o sobě: Začněte sebeidentifikací, uveďte své jméno, adresu a kontaktní údaje, aby bylo jasné, kdo je stěžovatelem.
- Definujte důvod stížnosti: Stručně a jasně popište, proč píšete stížnost. Zdůrazněte, že se jedná o formální stížnost, a uveďte datum, místo a okolnosti, které vedly ke stížnosti.
- Zvýrazněte problém: Vysvětlete problém podrobně a srozumitelně. Dodržujte fakta a vyhněte se emocionálním výlevům. Uveďte všechny důležité detaily a události, které by mohly pomoci s vyřešením stížnosti.
- Požadavek na řešení: Jasně uveďte, co očekáváte od adresáta stížnosti. Mohlo by to být například omluva, náprava chyby, finanční náhrada nebo vysvětlení situace.
- Přiložte důkazy: Pokud máte k dispozici důkazy, které podporují vaši stížnost (např. fotografie, dokumenty nebo svědectví svědků), přiložte je k dopisu.
- Uzavření: Uzavřete dopis zdvořilým způsobem, např. „S pozdravem“ nebo „S úctou“. Nenechte se unést negativními emocemi, zůstaňte profesionální.
- Identifikujte se znovu: Zopakujte své jméno a kontaktní údaje na konci dopisu.
- Přiložte kopie dokumentů: Pokud máte důkazy nebo dokumenty, které podporují vaši stížnost, přiložte kopie, ale ponechte si originály.
- Odeslání stížnosti: Ujistěte se, že máte vše potřebné, a zašlete stížnost doporučeným dopisem nebo e-mailem s žádostí o potvrzení doručení.
Pamatujte, že zachování klidu a zdvořilosti je klíčem k tomu, aby byla vaše stížnost vzata vážně a aby byla efektivně vyřešena.
